Корпоративно управление на пътувания · София
Bgtravelers е доставчик на корпоративно управление на пътувания, открит в София през 2026 г. Управляваме програми за бизнес пътувания на български и регионални работодатели, които местят хора по график, обикновено от около 120 пътувания годишно. Бюрото покрива самолет, хотел, жп транспорт, групови придвижвания и грижа за пътуващите и отчита във вид, който снабдяването и финансите могат да четат.
Бюро за пътуващи 24/7
Отчетност по програмата всеки месец
Езици на обслужване: EN / BG / DE
Внедряване от 4 седмици
Проектиране на програмата
Работодателите обикновено идват с резервации, разпръснати между лични карти, наследен агент и няколко портала на доставчици. Резултатът е закъснели фактури, неравномерно прилагане на политиката и липса на надеждна представа кой пътува следващата седмица. Bgtravelers събира тази дейност в една програма с писмена политика, поименно определени одобряващи и единно търговско досие.
Екипът на програмата изгражда профили на пътуващите от данните, които работодателят вече притежава, съпоставя разходните центрове със сметкоплана и договаря каналите за резервация, които служителите могат да използват. Онлайн самостоятелната резервация стои редом с бюро с асистенция, така че простите маршрути се движат бързо, а сложните маршрути остават при агент.
След пускането всеки билет, хотелска нощувка и трансфер се записва обратно в досието на програмата. Финансите получават месечен пакет с разходи по разходен център, изпълнение на предварителната покупка, отклонения от политиката и микс от доставчици. Изключенията са изброени с основанието, записано в момента на резервацията, което съкращава разговора при одит.
Покритието започва в България и съседните балкански пазари и се простира в целия Европейски съюз, а останалият свят се обслужва чрез партньорска мрежа, която бюрото инструктира и фактурира.
Самолетното съдържание се извлича от източници GDS и NDC, така че договорените тарифи и публикуваната наличност стоят в един работен поток. Обмени, анулирания преди отлитане и контрол на неизползваните билети се обработват от същата опашка, която е издала първоначалния билет. Хотелските и жп резервациите следват същия профил и път на одобрение, което поддържа файла с фактури единен.
Политиката за пътуване е кодирана като правила, които инструментът за резервации може да приложи, преди резервацията да бъде потвърдена. Класът на кабината, предварителната покупка, таваните за хотели и предпочитаните доставчици се определят с екипа за управление на сметката. Одобряващите получават кратко запитване, а решението се съхранява към пътуването.
Месечната отчетност е включена в таксата за управление. Пакетът показва обема, средния билет, отклоненията спрямо политиката и дела на разходите, насочени към предпочитани хотели.
Бюрото за пътуващи е на разположение денонощно за Програма Enterprise и Многостранната програма, а в работно време — за Програма Core. Когато отсечка бъде отменена или връзка бъде изпусната, бюрото преиздава пътуването и уведомява посоченото лице за контакт при работодателя. Медицинските и визовите ескалации следват писмен протокол.
Оперативен модел
Нова програма се въвежда на етапи, така че резервациите да не спират, докато се изграждат профилите и политиката. Последователността по-долу е стандартният път; многостранно досие добавя инструктаж на местен партньор и втори кръг на съпоставяне на фактури.
Проучване
Проучването продължава една до две седмици. Екипът на програмата преглежда текущата политика, извадка от скорошни фактури и списъка с чести дестинации, след което се среща с търговския отговорник и лицето за контакт от финансите. Резултатът е писмен обхват, предложено ниво и елементите, които трябва да са готови преди прехода, включително списъци с пътуващи и договори с авиокомпании или хотели, които работодателят желае да запази.
Преход
Преходът отнема две до четири седмици за досие за една държава по Програма Core или Програма Enterprise. Профилите се зареждат, онлайн инструментът се конфигурира, веригите за одобрение се изпитват с малка пилотна група, а неизползваните билети от досегашната уредба се регистрират. Обучението се провежда за резервиращи и одобряващи на английски или български. Датата на пускане се определя едва когато първата реална резервация е преминала пълния път от заявка до код за фактура.
Действаща услуга
Действащата услуга е ежедневната опашка: нови пътувания, промени, смущения извън работно време и групови придвижвания. Бюрото работи по нивата на обслужване на страницата за управление. Пътуващите получават маршрути по мобилен телефон и имейл. Финансите получават месечния пакет на договорен календарен ден, с кратък коментар за изключенията.
Преглед
Прегледът е тримесечен за Програма Enterprise и Многостранната програма и на полугодие за Програма Core. Екипът за управление на сметката представя обема, отклоненията, микса от доставчици и евентуалните събития по грижата за пътуващите. Действията се протоколират и датират. Годишните преговори за хотели и самолет използват този запис като задание, така че следващият договорен кръг започва от наблюдаваното поведение, а не от обща молба за отстъпка.
Грижа за пътуващите
Грижата за пътуващите вече е въведена в действаща програма, преди да настъпи инцидент. Когато резервация бъде потвърдена, маршрутът е достъпен за бюрото за пътуващи и за посоченото лице за контакт при работодателя. Ако превозвач отмени отсечка или дестинация въведе ограничение, бюрото се свързва с пътуващия и с работодателя в един и същ цикъл и записва резултата.
Денонощната линия при Програма Enterprise и Многостранната програма е обезпечена с персонал за пререзервация, защита на хотел и загуба на документи. Медицинските и визовите ескалации се препращат към посочения от работодателя доставчик на съдействие или към канал на посолство; бюрото остава по досието, докато пътуващият има използваем по-нататъшен план. Програмите Core получават същия протокол в работно време, а случаите извън работно време се таксуват съгласно графика на таксите.
Активните маршрути могат да се изведат по дестинация, дата на заминаване и разходен център. Данните за местоположение се ограничават до резервационния запис.
Изпуснати връзки, отменени отсечки и затворени хотели се обработват от същата опашка, която е издала билета. Бюрото пререзервира в рамките на политиката, когато има капацитет, и търси одобрение, когато единственият наличен вариант надхвърля договорения таван.
Протоколът посочва лицето за контакт при работодателя и документите, които пътуващият трябва да изпрати. Изгубени паспорти и откраднати карти следват писмен контролен списък.
Сектори
Пътуването се държи различно, когато става дума за инспекция на завод, мониторингово посещение или двудневно заседание на съвета. Типична производствена програма се съсредоточава върху посещения на заводи и багаж с инструменти. Клинична програма добавя документи за мониторингови посещения. Енергийните обекти често изискват трансфери в необичайни часове. Страницата за секторите излага тези правила за резервация, така че отговор на търг да може да посочи конкретен оперативен режим.
Производство и инженеринг, фармация и клинични дейности, енергетика и комунални услуги, финансови и професионални услуги и технологични програми са описани с ограниченията при резервация, които обикновено се прилагат. Публичните органи и институции имат шеста бележка за тръжна дисциплина и пакети с доказателства. Отворете страницата за секторите за пълните работни бележки.
Такси
Програмите се остойностяват като месечна такса за управление плюс такси за трансакции. Цифрите по-долу са публичните отправни точки за 2026 г. и са без приложимите данъци. Писмената оферта потвърждава нивото, евентуалната такса за внедряване и дружеството, което ще плаща фактурата.
Програма Core
2 836 лв
на месец · 120–400 пътувания
Програма Enterprise
7 628 лв
на месец · 400–1,500 пътувания
Многостранна програма
14 669 лв
от / месец · три или повече държави
Таксите за трансакции и еднократните проектни такси са изброени изцяло в графика на таксите, включително часовата ставка за работа извън договорения обхват. Офертата посочва кои елементи са включени в месечната такса и кои остават платими за всяка резервация.
Запитване
Полезно първо запитване посочва годишния обем на пътуванията, основните дестинации, настоящата уредба на резервациите и датата на търга. Ако вече съществуват корпоративни договори за самолет или хотел, посочете доставчика, за да може офертата да каже дали тези тарифи ще бъдат спазени.
Офисът в София е на бул. „Цариградско шосе“ 115, сграда A, ет. 6, 1784 София. Телефон +359 2 403 6185. Имейл [email protected]. Работното време е понеделник–петък, 08:30–18:30 EET. Бюрото отговаря на пълно запитване в рамките на един работен ден.