Групи и събития
Групи, конференции и посещения на обекти, поети от край до край.
Груповото придвижване е програма в умален вид: поименни пътници, срок за плащане, договор за зала и единна фактура. Bgtravelers координира тези елементи в едно търговско досие успоредно с ежедневната опашка за билети.
Придвижване
Групов самолет и жп транспорт
Блокове от места се заявяват от десет пътници нагоре. Груповото бюро на превозвача издава задържащ резервационен запис със срок за имена и срок за плащане; и двете дати се вписват в плана на проекта в деня, в който задържането бъде потвърдено. Списъците с имена се събират в една работна таблица, така че късна замяна да не отпадне незабелязано от билет.
Когато редовна услуга не може да поеме цялата група, бюрото разделя групата между съседни полети или жп блок. Остатъчните места, освободени преди крайния срок на авиокомпанията, се записват, така че работодателят да вижда цената на късно отпадане.
Блокове места от десет пътници
Прагът от десет е точката, в която повечето превозвачи откриват групово досие. По-малки групи пътуват с индивидуални билети в рамките на обичайната програма.
Поименни списъци и замени
Замените след срока за имена следват правилото на авиокомпанията. Бюрото записва таксата и новото име в паспорта, преди билетът да бъде преиздаден.
Срокове за плащане
Датите за депозит и остатък се пренасят в календара на проекта. Напомняне се изпраща на лицето за контакт при работодателя пет работни дни преди всяка дата.
Зали
Подбор на зали и хотели
Работодателят предоставя кратка спецификация: дати, брой хора, подредба на залата, кетъринг, зали за работни групи и разстоянието пеша от обичайния хотелски клъстер. Бюрото изпраща запитване за оферта до кратък списък обекти и връща сравнение на цената за целия ден, включително наем на зала, оборудване и график за анулация, а не само тарифа за стая.
Неустойките се прочитат, преди да се препоръча договор. Зала, която изглежда евтина по реда за наем, може да излезе скъпа, ако датата за освобождаване е ранна. Писменото сравнение остава в досието на проекта, така че одобряващият да види защо е избран даден обект.
Спецификация и запитване за оферта
Едно и също задание отива до всеки обект. Отговорите се оценяват по капацитет, достъп, фактуриране и публикуваната таблица за анулация.
Цена за целия ден
Наемът, кетърингът, оборудването и стаите за нощувка се сумират в лева, така че по-евтина зала да не бъде избрана за сметка на скъп хотелски преход.
Договорени неустойки
Датите за освобождаване и намалението на броя се извличат в бележка от една страница. Работодателят подписва договора с обекта; бюрото пази работното копие.
Делегати
Управление на делегати
След като залата и придвижването са задържани, оставащата работа е досието на хората: регистрация, баджове, часове на сесиите, трансфери, бележки за хранене и изисквания за достъп. Бюрото държи това досие в една работна таблица с поименен отговорник при работодателя. Промени след срока за печат на баджовете са възможни; те се регистрират, така че пакетът на място да остане точен.
Исканията за хранене и достъпност се събират при регистрацията и се предават на залата във формата, който обектът изисква, обикновено седем до десет дни преди пристигането. Трансферите се изграждат от същия полетен блок, използван за груповия самолетен файл, така че закъснял входящ полет е видим за координатора на автобуса.
Регистрация и баджове
Кратък формуляр събира име, организация, избор на сесии и бележки за достъп. Данните за баджовете се фиксират на договорена дата.
Графици и трансфери
Всеки делегат получава личен график с точки за вземане. Координаторът държи обобщен списък с номера на полети.
Бележки за хранене и достъп
Исканията се изпращат на залата като преброен списък, който кухнята може да използва. Промени в последния момент след крайния срок на кухнята се отбелязват като такива.
Работа на обект
Логистика на стимули и посещения на обекти
Инспекции на заводи, одити на предприятия и технически посещения на обекти имат ограничения, каквито градска конференция няма. Лични предпазни средства, багаж с инструменти, пропуск за сигурност и домакин на портала трябва да се синхронизират с входящия полет. Бюрото третира обекта като зала с втора спецификация: прозорец за пристигане, име на придружителя и списък на предметите, които не могат да минат през обществения терминал.
Стимулиращите придвижвания за търговска среща или пътуване за признание следват същото търговско досие като всяка друга група. Разликата обикновено е хотелското задание и вечерната програма, които работодателят пише; бюрото резервира стаите, трансферите и пространството за вечеря и държи фактурата на едно място.
Посещения на заводи и инспекции
Слотовете за пристигане се договарят с домакина на обекта, преди да се издадат билети. Пропуснат слот се третира като смущение и се пререзервира спрямо следващия свободен прозорец.
Багаж с инструменти и оборудване
Извънгабаритни или ограничени предмети се декларират при резервацията. Бюрото записва приемането от превозвача, така че предметът да не бъде върнат на гишето.
Списъци на домакини и пропуски
Имената в списъка за сигурност трябва да съвпадат с билетите. Замените се изпращат на обекта в същия ден, в който бъдат потвърдени.
Средства
Контрол на бюджета
Всяка група или събитие започва с писмена оценка: самолет или жп транспорт, стаи, зала, трансфери, визова подкрепа и таксата за координация. Реалните разходи се сравняват с тази оценка при всеки платежен етап. Отклоненията се обясняват в лева, с приложена фактура от доставчика, така че финансовият контролер да види дали промяната идва от промяна в броя хора или от промяна в тарифата.
Окончателното равнение е една фактура (или кратък набор фактури, ако залата фактурира само пряко на работодателя). Координацията на групи се остойностява на 74 лв на пътник за групи от шест до четиридесет, или като проектна такса за по-големи досиета; офертата посочва кой метод се прилага. Предплата от 40 процента се дължи, когато бъде потвърдено първото задържане при доставчик.
Оценка и отклонение
Оценката се версиира. Всяка промяна на броя хора или датата произвежда нова обща сума, преди да се разреши следващото плащане към доставчик.
Окончателно равнение
Неизползваните билети, освободените стаи и допълнителните разходи на залата се изброяват. Кредитните известия се прилагат, преди да се издаде фактурата за остатъка.
Едно търговско досие
Номерът на проекта стои върху всяка свързана резервация, така че месечният пакет на програмата да показва събитието като отделен блок разходи.
Ценообразуване
Как се таксува груповата работа
Управлението на събития и конференции се остойностява от 12 713 лв на събитие или 8 процента от доставения бюджет на събитието, което от двете е по-високо. Координацията на групов самолет за шест до четиридесет пътници е 74 лв на пътник. Внедряването на постоянен групов процес в съществуваща програма се обхваща в писмената оферта. Билетите, стаите и наемът на зала остават разходи към доставчици.
Прочетете графика на таксите за таксите за трансакции и условията за анулация или изпратете запитването от страницата за контакт.