Управление
Как се управлява сметката.
Програмата за пътувания е повтарящ се договор. Тя се нуждае от поименен търговски отговорник при работодателя, писмено ниво на обслужване, протокол за грижа за пътуващите и ясно описание как се обработват данните на пътуващите. Тази страница излага как Bgtravelers води това досие след пускането.
Сметка
Управление на сметката
Програма Enterprise и Многостранната програма имат тримесечен преглед на дейността. Програмите Core се преглеждат два пъти годишно. Срещата се протоколира. Дневният ред се изпраща пет работни дни предварително и винаги включва обем, отклонения, микс от доставчици, отворени неизползвани билети и евентуални събития по грижата за пътуващите от последната сесия.
Действията се датират и се възлагат на бюрото или на лицето за контакт при работодателя. Екипът за управление на сметката води дневника на действията и открива следващата среща, като прочита предишния списък. Промени в политиката, одобряващите или съпоставянето на разходните центрове се потвърждават писмено, преди да се заредят в инструмента за резервации.
Дневен ред и материали
Пакетът е същият месечен отчет, който финансовият контролер вече получава, плюс коментар от една страница. Допълнителни разрези се вписват като действия, ако ще отнемат повече от час.
Протокол и действия
Протоколът се разпраща в рамките на три работни дни. Всяко действие има отговорник и целева дата. Просрочените точки остават в дневника, докато бъдат затворени.
Промени в политиката
Промяна на правило не е действаща, докато и двете страни не подпишат кратката бележка за промяната. След това инструментът се обновява и се пуска тестова резервация.
Обслужване
Нива на обслужване
Нивата на обслужване по-долу са ангажиментите, които вписваме в оферта. Те важат в работно време за всяко ниво и денонощно на бюрото за пътуващи за Програма Enterprise и Многостранната програма. Пропуск се записва и се преглежда; повтарящи се пропуски се поставят в дневния ред на следващия преглед.
Отговор по телефона
Обажданията към +359 2 403 6185 в понеделник–петък, 08:30–18:30 EET, се поемат в рамките на 60 секунди при обичайния ход на работата. Денонощната линия за пътуващи на +359 2 403 6190 се поема в рамките на 90 секунди за действащи маршрути.
Потвърждение на резервация
Заявка за самолет или хотел, която е в рамките на политиката и има вече посочен одобряващ, се потвърждава в рамките на четири работни часа или в рамките на два часа, когато заминаването е в следващите 72 часа.
Отговор по имейл
Писмени запитвания до [email protected] получават първи отговор в рамките на един работен ден. Заявка, която изисква отговор от доставчик, се потвърждава същия ден с очакваното време за последващ отговор.
Грешки при издаване на билети
Ако бюрото издаде билет с невярно име, дата или маршрут, които са присъствали в одобрената заявка, корекцията се прави за сметка на Bgtravelers и случаят се вписва за следващия преглед.
Грижа
Грижа за пътуващите
Грижата за пътуващите започва с актуален маршрут, който бюрото и работодателят могат да четат. Когато превозвач отмени отсечка, дестинация въведе ограничение или хотел затвори обект, бюрото се свързва с пътуващия и с посоченото лице за контакт при работодателя в един и същ цикъл. Резултатът се записва в досието на пътуването.
Изгубени документи, откраднати карти и медицински случаи следват протокол, договорен при въвеждането: кого се обаждат първо, кой доставчик на съдействие използва работодателят и какво ще направи бюрото, докато този доставчик бъде достигнат. Денонощната линия държи досието, докато пътуващият има използваем по-нататъшен план.
Местоположение от резервацията
Бюрото работи от издадения маршрут. То не поддържа отделно потребителско приложение за проследяване и не споделя местоположение на живо извън посочените лица за контакт.
Известия за смущения
Известията на превозвачи и хотели се съпоставят с отворени пътувания. Пътуващите получават новия план; работодателят получава кратък статус, ако забавянето надхвърли два часа или продължи през нощта.
Протокол при загуба на документ
Контролният списък покрива работното време на посолството, копието на паспорта, което вече е в досието, и следващия билет, който трябва да се преиздаде, след като съществува заместващ документ.
Доставчици
Договаряне с доставчици
Преговорите за хотели и самолет при Програма Enterprise и Многостранната програма се провеждат веднъж годишно спрямо наблюдаваното досие: нощувки по град, отсечки по превозвач и делът на разходите, които вече са при предпочитани обекти. Заявка, която не е подкрепена с нощувките от миналата година, не се изпраща.
Програмите Core могат да възложат същото упражнение като проект. Бюрото все пак записва обема през годината, така че по-късно договаряне да има на какво да стъпи. Договорите остават на името на работодателя, освен ако страните се договорят Bgtravelers да държи тарифа като агент.
Годишни разговори с хотели
Предпочитаните обекти се канят да предложат отново наличност до последната стая, анулация и директно фактуриране. Сравнението се представя на прегледа, преди който и да е обект да бъде отпаднал.
Задания за самолетен обем
Разговорите с превозвачи използват издадените отсечки от действащото досие. Заявяват се само семействата тарифи, които политиката действително позволява.
Програмата като доказателство
Цифрите за отклоненията се споделят първо с работодателя. Те се използват на среща с доставчик само когато работодателят е разрешил това използване.
Данни
Защита на данните
За профили на пътуващи, изображения на паспорти и маршрути Bgtravelers действа като обработващ по указания на работодателя. Споразумение за обработка на данни се издава при поискване. Данните се хостват в Европейския съюз. Уведомлението за поверителност описва ролята на администратор, която поемаме за запитвания от сайта, и ролята на обработващ, която поемаме за досиетата на програмите.
Страници с лични данни от паспорта се събират само когато билет или визово досие ги изисква. Те се премахват от работното хранилище 30 дни след изпълнението на последната отсечка по това пътуване, освен ако възстановяване или обжалване на виза все още е отворено. Месечният отчет използва кодове на разходни центрове и номера на билети; той не възпроизвежда паспортни номера.
Минимизиране
Профилите съдържат името както в документа за самоличност, датата на раждане, когато превозвач я изисква, номерата на програми за чести пътници, които пътуващият е избрал да съхранява, и лицето за контакт при работодателя.
Съхранение
Счетоводните записи се пазят за срока, който българските счетоводни правила изискват. Коментари по резервации, които повтарят паспортния номер, се премахват при затваряне на пътуването.
Хостинг в ЕС и споразумение
Системите, използвани за данните на програмата, се хостват в ЕС. Подизпълнителите са изброени в споразумението за обработка на данни. Нов подизпълнител се съобщава, преди да бъде използван по досието.
Непрекъснатост
Непрекъснатост на бюрото
Бюрото за пътуващи на +359 2 403 6190 има втори телефонен път и документирано предаване, така че локално прекъсване в София да не затвори линията. Инструментите за резервации имат процедура за преиздаване офлайн. Работодателите се уведомяват, ако системен инцидент ще забави потвържденията отвъд публикуваното ниво на обслужване. Новите търговски запитвания остават на [email protected].