Възможности
Какво покрива управлявана програма за пътувания.
Управляваната програма е съвкупността от резервации, одобрения, документи и отчети, които стоят под едно търговско досие. Таксите за същата работа са публикувани в графика на таксите.
Самолет
Самолетна програма
Самолетът обикновено е най-голямото перо в сметката за пътувания на български работодател. Бюрото резервира от съдържание GDS и NDC, така че договорена тарифа, публикувана тарифа и наличност на нискотарифен превозвач да могат да се сравнят в рамките на една заявка. Пътуващият вижда един маршрут; файлът с фактури пази базата на тарифата и номера на билета.
Обмените и неизползваните електронни билети се обработват от същата опашка, която е издала първоначалния билет. Остатъчната стойност се регистрира ежеседмично. Смущенията извън работно време при Програма Enterprise и Многостранната програма отиват към денонощната линия; програмите Core използват работното време, с такса за случай извън работно време, ако работодателят поиска бюрото да се включи.
Договорени и публикувани тарифи
Съществуващите договорености с превозвачи се зареждат в пътя за резервация и се използват като първо сравнение при всяка заявка.
Съдържание NDC и GDS
Предложенията NDC директно от превозвача стоят редом с наличността в GDS; агентът отбелязва източника в резервационния запис.
Преиздаване и неизползвани билети
Корекции на имена, промени на дати и претенции за остатъчна стойност се обработват спрямо първоначалния билет и се изброяват в месечния пакет.
Хотели
Настаняване
Разходът за хотели се контролира чрез предпочитани обекти, тавани на нощувка и наличност до последната стая. В София, Пловдив и Варна бюрото поддържа работен списък с обекти, които приемат корпоративни тарифи и директно фактуриране. В ЕС се прилага същият метод, като местни партньори се използват в градове, посещавани твърде рядко, за да оправдаят самостоятелен договор.
Директното фактуриране се урежда там, където хотелът приема месечна фактура. Когато обект приема само карта, нощувката пак се записва към програмата. Анулациите следват правилото на обекта; крайният срок се показва при резервацията.
Корпоративни тарифи в България и ЕС
Предпочитаните обекти се избират по местоположение, условия за анулация и възможност за фактуриране към дружество, след което се преглеждат всяка година спрямо реализираните нощувки.
Наличност до последната стая
От договорените хотели се иска корпоративната тарифа да важи до последната свободна стая в уговорения тип стая.
Директно фактуриране
Когато обектът се съгласи, нощувките се фактурират месечно с вече приложен код на разходния център.
Наземен транспорт
Жп транспорт, наземен транспорт и трансфери
Вътрешният български жп транспорт и регионалните балкански услуги се резервират спрямо същия профил като самолета. За Терминал 2 на летище София бюрото поддържа списък за трансфери с указания за посрещане. Коли под наем се възлагат на доставчици, които разпростират корпоративно покритие при сблъсък върху поименно посочени водачи.
Трансграничният жп транспорт до Букурещ, Солун и Истанбул се третира като редовен продукт. Когато група пристига заедно, трансферите се синхронизират със същия полетен блок.
Вътрешен и балкански жп транспорт
Билети в една посока и отворени връщания се издават на името в документа на пътуващия; промените се обработват преди заминаване, когато превозвачът позволява.
Трансфери от летището
Поеманията от Терминал 2 използват поименен шофьор и следене на номера на полета. Пътуващият получава табелата и местен телефонен номер заедно с маршрута.
Кола под наем с корпоративно покритие
Договорите за наем посочват работодателя в застрахователното удостоверение; допълнителни водачи се добавят при резервацията.
Документи
Документация и визи
Много програми включват служители, които се нуждаят от шенгенска бизнес виза или покана за кратко посещение на обект. Бюрото подготвя придружаващия пакет от записа на пътуването: дати, приемащо дружество, носител на разхода и вече издадения маршрут. Сроковете за подаване се отброяват назад от часа в посолството.
Поканите се изготвят по образец, одобрен от работодателя. Заявление се подава само с подписано пълномощие и страница с лични данни от паспорта. Изображенията се съхраняват за срока, посочен в уведомлението за поверителност.
Шенгенски и бизнес визи
Досието изброява документите, които мисията обикновено изисква, и наблюдавания срок за това представителство през текущата година.
Покани и писма
Входящите покани посочват приемащия обект, домакина и вече резервираните дати. Работодателят подписва; бюрото оформя и регистрира копието към пътуването.
Срокове за подаване
Визова задача се открива с целева дата за подаване. Ако паспортът или поканата закъснеят, бюрото сигнализира пътуването на одобряващия, преди билетите да станат невъзстановими.
Отчетност
Отчетност и анализ
Месечният пакет се изготвя на фиксиран календарен ден и съдържа разходи по разходен център, изпълнение на предварителната покупка, отклонения от политиката и микс от доставчици. Цифрите са в лева, с втори лист в първоначалната валута на фактуриране, когато многостранно досие го изисква.
Експортите могат да следват реда на колоните при импорт в ERP на работодателя. Екипът за управление на сметката договаря съпоставянето по време на прехода, така че първият действащ месец да не се превърне в проект за съпоставяне. Извънредни разрези за търг или вътрешен одит се таксуват по часовата ставка, ако попадат извън договорения пакет.
Разходи по разходен център
Всяка резервация носи кода, въведен при одобрението; месечният лист групира самолет, хотел, жп транспорт и наземен транспорт под този код.
Предварителна покупка и отклонения
Отклонението е резервация, нарушила писмено правило: късна покупка, хотел извън политиката или кабина над тавана. Всеки ред носи основанието на одобряващия.
Микс от доставчици
Дяловете на превозвачи и хотели се показват, така че годишното договаряне да започва от нощувките и отсечките, реално изпълнени през предходната година.
Технология
Инструменти за резервации и одобрения
Пътуващи, които резервират прости маршрути в една посока, могат да го правят в онлайн инструмента при същите правила за политика и одобрение като резервация чрез агент. Одобряващите получават кратка заявка с тарифата, позицията спрямо политиката и срока за решение.
Единният вход може да се конфигурира спрямо доставчика на идентичност на работодателя. Бюрото остава на разположение за билети с няколко превозвача, групови блокове и пътувания, обвързани с виза.
Онлайн резервация
Самостоятелната резервация се отваря за маршрути, които политиката третира като стандартни. Инструментът показва предпочитаната тарифа и отбелязва нарушение на правило, преди пътуващият да може да изпрати заявката.
Мобилни маршрути
Действащият маршрут се изпраща на имейла на пътуващия и, когато работодателят го разреши, към мобилен изглед, който се обновява след преиздаване.
Единен вход и одобрения
Достъпът следва директорията на работодателя. Веригите за одобрение са поименни лица с индивидуални сметки, така че решението да може да се одитира.
Следваща стъпка
Вижте как се остойностява работата
Таксите за управление, таксите за трансакции и проектните цени са публикувани за 2026 г. и се потвърждават с писмена оферта. Изпратете запитването от страницата за контакт; бюрото ще съпостави работата с ниво в рамките на един работен ден.