Какъв е минималният обем на програма, който поемате?
Приемаме програми от около 120 бизнес пътувания годишно. Под този обем месечната такса за управление обикновено е несъразмерна спрямо контрола, който управлявано бюро може да добави, а отчетният пакет съдържа твърде малко билети, за да бъде полезен. Няколко по-малки дружества в едно холдингово дружество могат да се обединят в една Програма Core, когато има един търговски отговорник и обща политика. Еднократни конференции и посещения на обекти могат да се остойностят като проекти, докато годишният темп все още се измерва. Офертата посочва кой път се прилага, след като видим фактурите за последните дванадесет месеца.
Колко време отнема внедряването?
Досие за една държава по Програма Core или Програма Enterprise обикновено е действащо за четири седмици: една до две седмици проучване и две до четири седмици преход. Срокът започва, когато са получени списъците с пътуващи, текущата политика и картата на разходните центрове. Многостранните досиета добавят втори кръг на съпоставяне на фактури и инструктаж на местни партньори, което може да удължи прехода с две седмици. Датата на пускане се определя едва след като пилотна резервация е преминала пътя от заявка до код за фактура. Обучението на резервиращи и одобряващи е включено в таксата за внедряване.
Можете ли да работите с корпоративните тарифи за самолет и хотел, които вече имаме?
Да. Съществуващите договорености с превозвачи и хотелски тарифи се зареждат в пътя за резервация по време на прехода и се използват като първо сравнение при всяка заявка. Бюрото записва билета или нощувката към тази договореност, така че обемът продължава да се натрупва по договора на работодателя. Ако публикувана тарифа или корпоративна тарифа до последната стая е по-ниска, се предлага по-евтиният законосъобразен вариант и основанието се съхранява. Когато доставчик зарежда договореност само в собствения инструмент на работодателя, резервираме спрямо екранна снимка или код на тарифа, предоставен от работодателя, и пазим потвърждението в досието на пътуването.
Какво се случва, ако полет бъде нарушен посред нощ?
Пътуващите по Програма Enterprise и Многостранната програма се обаждат на +359 2 403 6190. Дежурният агент пререзервира в рамките на политиката, когато има места, или търси одобрение, когато единственият вариант надхвърля тавана, и уведомява посоченото лице за контакт при работодателя, ако забавянето продължи през нощта или над два часа. Програмите Core използват същия протокол в понеделник–петък, 08:30–18:30 EET; след тези часове случай по Програма Core се поема при заявка и се таксува с 74 лв. Медицинските случаи се препращат към посочения от работодателя доставчик на съдействие. Бюрото остава по досието, докато пътуващият има използваем по-нататъшен маршрут.
Как изчислявате отклоненията от политиката?
Отклонението е завършена резервация, която е нарушила правило, записано в подписаната политика: билет, закупен твърде късно спрямо правилото за предварителна покупка, хотел над градския таван, кабина над правилото за продължителност или обект извън предпочитания списък без записано основание. Всеки ред в месечния пакет показва разликата в лева спрямо най-евтиния съобразен вариант, наличен към момента на резервацията, и коментара на одобряващия. Разрешените изключения остават видими; те не се скриват, защото някой ги е подписал. Тримесечният преглед използва същия списък, така че правило, което редовно се нарушава, да бъде пренаписано, а не пренебрегнато.
Могат ли пътуващите да резервират сами чрез онлайн инструмент?
Могат, по маршрути, които политиката третира като стандартни. Онлайн инструментът прилага същите правила за кабина, хотел и предпочитани доставчици като резервация чрез агент и изпраща заявката до посочения одобряващ, когато правило е нарушено или когато тарифата надхвърля договорена сума. Билети с няколко превозвача, групови блокове, пътувания, обвързани с виза, и всичко, което инструментът не може да остойности, остават при бюрото. Единният вход може да се настрои спрямо директорията на работодателя, така че напускащ служител да загуби достъп в деня, в който сметката му бъде затворена. Самостоятелно резервираните самолетни билети носят такса за трансакция от 14 лв, посочена в графика на таксите.
Как се предават паспортните данни и колко дълго ги съхранявате?
Страниците с лични данни от паспорта се изпращат чрез формуляра за резервация или чрез поименно сигурно качване, което работодателят е разрешил. Прикачени файлове по имейл се приемат само когато работодателят се е съгласил с този канал в споразумението за обработка на данни. За тези данни действаме като обработващ. Изображението се използва за издаване на билета или визовия пакет и се премахва от работното хранилище 30 дни след изпълнението на последната отсечка, освен ако възстановяване или обжалване на виза все още е отворено. Месечният отчет не възпроизвежда паспортни номера. Хостингът е в Европейския съюз. Споразумение за обработка на данни се издава при поискване.
Как се издават фактурите и в каква валута?
Фактурите се издават ежемесечно в лева, без приложимите данъци, и се плащат в срок от 14 календарни дни. Досието групира таксата за управление, таксите за трансакции и евентуалните проектни редове. Многостранните програми могат да добавят лист в първоначалната валута на фактуриране; правната фактура остава в лева, освен ако офертата не посочва друго. Проектите за групи и събития изискват 40 процента предплата, когато бъде потвърдено първото задържане при доставчик. Кодовете на разходните центрове, въведени при одобрението, се появяват върху фактурата, така че финансовият контролер да осчетоводи досието без прекодиране на редове.
Можем ли да прекратим споразумението и какво става с вече платените услуги?
Всяка от страните може да прекрати споразумението за програмата с предизвестието, посочено в офертата, обикновено тридесет календарни дни за Core и шестдесет за Enterprise и Многостранната програма. Вече фактурирани такси за управление за започнал месец не се възстановяват. Неизползвани часове за внедряване, които са предплатени, се кредитират, ако работата не е извършена. Възстановяванията на билети следват правилото на авиокомпанията или хотела и носят такса за обработка от 29 лв. Пълното третиране на анулации, предплати за групи и неизползвани проектни такси е изложено в Политиката за възстановявания и анулации.
Обслужвате ли лични пътувания за почивка на нашите служители?
Не. Bgtravelers резервира само срещу сметка на работодател, разходен център и писмена политика. Отсечка за почивка, добавена към бизнес билет, се приема само когато работодателят е разрешил личната част писмено и пътуващият заплати тази част с лична карта преди издаването на билета. Не продаваме пакетни почивки, кратки уикенд пътувания или непубликувани тарифи за почивка на физически лица. Служители, които се нуждаят от лично пътуване, следва да използват потребителски канал; бюрото няма да съхранява профил за почивка към корпоративното досие.